Порядок оформления командировки

Полезные советы в статье на тему: "Порядок оформления командировки" от профессионалов для понятным людей языком. При возникновении вопросов обращайтесь к дежурному юристу.

Как оформить командировку работника?

Для поддержания конкурентоспособности и содействия развитию компании, руководители организаций стремятся налаживать плодотворное сотрудничество со своими контрагентами. Ответственность за достижение намеченных целей в большинстве случаев возлагается на работников предприятия. Для этого работодатели направляют сотрудников в командировку. Представленный в настоящей статье материал поможет разобраться с нюансами оформления командировочной поездки работника, а также ознакомиться с особенностями подготовки необходимых документов.

Кого нельзя направлять в командировку?

Под командировкой понимается служебная поездка, в рамках которой работник обязуется выполнять профессиональные обязанности вне основного рабочего места. Поскольку предполагается, что в период осуществления рабочих функций сотрудник будет находиться в непривычных для себя условиях, каждому работодателю следует помнить о запрете направлять некоторых работников в служебные поездки.

Запрет действует в отношении следующих групп трудящихся:

  • Беременные сотрудницы;
  • Несовершеннолетние сотрудники. Однако, данное правило не распространяется на представителей творческих профессий;
  • Работники, с которыми был заключен ученический договор.

Не допускается направлять представителей обозначенных категорий трудящихся в рабочую поездку даже с условием получения их письменного согласия. Также, при возникновении необходимости в организации командировки работника, стоит иметь в виду, что существуют льготные группы подчиненных, которых разрешено отправлять в поездку при оформлении их письменного согласия.

К таким работникам относятся:

  • Сотрудники, воспитывающие детей самостоятельно и женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет;
  • Работники, у которых есть на иждивении недееспособные дети;
  • Лица, осуществляющие уход за престарелыми или недееспособными родственниками;
  • Подчиненные, которым присвоена степень инвалидности.

Если сотрудник относится к одной из указанных льготных категорий трудящихся, то при оформлении своего согласия на рабочую поездку, он должен отменить свою осведомленность о наличии права на отказ от командировки.

Порядок действий

Процедура направления работника в служебную командировку требует соблюдения определенного порядка со стороны руководителя предприятия, сотрудников кадрового отдела и самого подчиненного. Для правильного оформления командировочной поездки трудящегося рекомендуется обратиться к правительственному Постановлению под номером 749, а также действовать согласно обозначенной ниже инструкции.

Порядок действий:

Необходимые документы

Документальное подтверждение любого процесса, связанного с профессиональной деятельностью работника, является важным действием, поскольку помогает избежать негативных последствий в случае возникновения разногласий с руководством. Не является исключением и процедура оформления командировки работника.

Начиная с 2015 года вступили в силу поправки, которые касаются условий направления сотрудников в служебные поездки. Изменения, в первую очередь, коснулись документального аспекта. На сегодняшний день работодатель обладает правом решать какие документы оформляются в обязательном порядке при отправлении работника в командировку, а какие нет. При этом правительственное Постановление под номером 749 подразделяет документы для оформления командировочной поездки на обязательные и дополнительные.

К обязательным для оформления актам относят:

  • Приказ от имени руководителя организации. Для удобства в оформлении распоряжения может использоваться бланк по форме Т — 9 или разработанный для конкретного случая бланк предприятия;
  • Авансовый отчет. Докладной акт составляется работником по окончании командировки. В содержании отмечаются сведения, которые свидетельствуют о понесенных подчиненным затратах.

Дополнительные документы:

  • Служебное задание. Документ заполняется работодателем или начальником структурного подразделения. В его содержании отмечаются цели и задачи, которые должен выполнить работник во время командировки. Для заполнения допускается использоваться как произвольный формат документа, так и унифицированныйбланк по форме Т — 10;
  • Командировочное удостоверение. Оформляется для предоставления принимающей стороне. Перед возвращением на рабочее место сотрудник, направленный в служебную поездку, должен получить печать компании, в которой он временно выполнял возложенные на него обязанности;
  • Отчет о проделанной работе. Подчиненный оформляет докладной акт после возвращения на рабочее место с указанием результатов поездки;
  • Служебная записка. Назначение документа заключается в подтверждении понесенных работником затрат, в особенности, если для поездки был использован персональный автомобиль подчиненного;
  • Журнал учета работников, направляемых в командировку. В журнале вносятся сведения о работниках, направляемых в рабочую поездку.

Отдельно необходимо выделить сопутствующие документы, которые сотрудник предоставляет для подтверждения суммы затрат. В качестве таких актов используются: проездные билеты, квитанции, чеки, документы о найме жилого помещения, документы, свидетельствующие о расходах на питание.

Длительность поездки

Продолжительность командировки работника определяется в соответствии с производственной необходимостью. Дата начала и окончания рабочей поездки отражается в приказе, а также в других сопутствующих документах.

В законодательных актах не отмечается максимальная и минимальная продолжительность времени, в течение которого работник будет выполнять профессиональные обязанности вне основного рабочего места. Однако, отмечается, что командировкой не может считаться работа, предполагающая частые разъезды (например, водитель — экспедитор) или перевод работника в другой город или местность.

Отдельного внимания заслуживают ситуации, связанные с продлением или перенесением командировки работника. Для реализации одного из представленных процессов, требуется оформить соответствующие документы.

Если возникла необходимость продлить командировочную поездку работника, зафиксировать этот факт надлежит посредством издания приказа. Распоряжение оформляется в произвольном виде с уточнением оснований для продления командировки и новой даты ее окончания. Кроме того, требуется исправить дату возвращения подчиненного на рабочее место в других сопроводительных документах. Для этого неверное число перечеркивается одной линией и сверху указывается новая дата. Заключительным этапом станет перерасчет авансовых средств, а также вычисление размера затрат, понесенных трудящимся во время рабочей поездки.

Чтобы перенести даты отправления и возвращения работника из командировки, также требуется издать распоряжение от имени руководителя предприятия. В тексте приказа обозначается причина, на основании которой переносится поездка, а также новые сроки. Если уже были оформлены сопроводительные документы, то новые даты также вносятся посредством вычеркивания недействительных чисел.

Читайте так же:  Максимальная выплата по больничному

Условия оплаты командировки работника

Отправляя работника в командировку, руководство организации должно позаботиться о предоставлении подчиненному необходимых для выполнения профессиональных обязанностей денежных средств.

Направляемому в командировку сотруднику полагаются следующие начисления:

  • Оплата командировочных дней;
  • Суточные, предназначенные для оплаты проезда, питания, проживания;
  • Компенсация непредвиденных затрат.

Авансовые средства передаются работнику на руки или перечисляются на банковский счет. По окончании поездки производится расчет затрат, которые отмечены сотрудником в содержании авансового отчета. Если сумма расходов превысила выданную работнику перед направлением в командировку, то ему выплачивается разница. В обратном случае подчиненный возвращает остаток.

Оплата командировочных производится на основании среднемесячного оклада трудящегося и с учетом количества дней, которые работник провел вне основного места труда. Трудовое законодательство оставляет за работодателем право начислять дополнительные надбавки к основному заработку лица. Для этого требуется обозначить такую возможность в содержании локальных актов предприятия и трудовом договоре трудящегося.

Согласно статье ТК РФ под номером 153, если подчиненный выполнял порученные ему обязанности в выходной или праздничный день или был на пути к месту назначения в эти дни, то они также подлежат учету. Однако, оплата командировки в выходные или праздничные дни производится в двойном размере.

Денежные средства, предназначенные для оплаты командировки подчиненного, предоставляются ему в день выдачи ежемесячного оклада за работу. Кроме того, следует помнить, что на оплату командировки также распространяется налогообложение.

Может ли работник отказаться от командировки?

Основываясь на положениях трудового законодательства, работодатель располагает правом отправить в командировку только тех работников, с которыми заключен трудовой договор. При этом статья ТК РФ под номером 57 не обязывает руководство фиксировать данное положение в содержании рабочего договора. Из этого следует, что отказ от командировки будет расцениваться работодателем в качестве нарушения трудовой дисциплины, что влечет за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.

Мерами наказания за отказ подчиненного от выполнения профессиональных обязанностей вне основного места работы будут являться: выговор, лишение премиальных выплат, увольнение. Об этом свидетельствует статья ТК РФ под номером 192.

Отказаться от служебной поездки работник вправе только при наличии законных оснований:

  • Сотрудник относится к одной из льготных категорий трудящихся. Список обозначенных групп сотрудников представлен выше;
  • Если командировка запрещена по медицинским показателям;
  • При наличии других уважительных обстоятельств (болезнь близкого родственника, смерть члена семьи, бракосочетание).

Если сотрудник намерен отказаться от рабочей поездки для выполнения трудовых обязанностей, он составляет заявление на имя руководителя компании. В тексте обращения обозначаются уважительные мотивы для отказа. Вне зависимости от причины отказа, к заявлению прилагаются документальные свидетельства, подтверждающие слова работника.

Возможна ли командировка во время отпуска?

Пребывание трудящегося в ежегодном оплачиваемом отпуске предполагает освобождение лица от исполнения служебных функций. Поэтому, если работодатель нуждается в работнике для оформления срочной командировки в период его отпуска, требуется прежде отозвать трудящегося с отпуска. Перед реализацией обозначенного процесса важно помнить, что отзыв из отпуска возможен только по причине производственной необходимости и с письменного согласия лица.

Порядок действий работодателя:

  • Издание приказа с уточнением намерения вызвать работника из отпуска. Также в тексте распоряжения указывается уважительная причина для выхода трудящегося на работу и его последующего направления в командировку;
  • Оформление письменного согласия работника на отзыв;
  • Составление приказа о направлении в командировку;
  • Расчет и предоставление авансовых средств;
  • Внесение поправок в график ежегодных отпусков.

Если подчиненный пожелал вернуться в отпуск по окончании командировочной поездки, то не требуется производить перерасчет отпускных выплат. Однако, если работник намерен поменять даты ежегодного отгула, тогда часть отпускных выплат необходимо возвратить в бухгалтерию предприятия.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2019 году

Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще три года назад. Новые правила пока известны не всем, поэтому стоит уточнить, какие именно документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.

[3]

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Читайте так же:  Юрист по разделу имущества супругов после развода в самаре

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

[2]

  • сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
  • предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

[1]

Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

Кто должен оформлять командировку?

Здравствуйте. Я вступила в должность секретаря с 1 сентября. Сейчас встал вопрос о направлении сотрудника в командировку. До меня секретарь это делала сама, но я ознакомилась со статьями журналов, в которых командировки оформляет отдел кадров. Скажите, есть ли документ на который можно сослаться, кто должен оформлять командировку: секретарь или отдел кадров.

все индивидаульно, по закону возложение тех или иных трудовых обязанностей отражается в должностной инстукции работника. По хорошему на собеседовании представтель работодателя должен был Вам указать какие обязанности вменяются секретарю на их предприятии.

Законодательством это не определено, надо смотреть должностные обязанности или другие локальные акты организации.Или назначать приказом по организации.

Подскажите, пожалуйста, кто в организации должен заниматься выпиской командировочных удостоверений?

Вопрос о том, кто должен оформлять документы на служебную командировку работника, на разных предприятиях решается по-разному: это может быть кадровик, бухгалтер, секретарь, офис-менеджер и т.д. Каждый из них по-своему заинтересован в наличии таких документов: кадровик учитывает рабочее время, бухгалтер выдает деньги под отчет на командировку, секретарь заказывает билет и гостиницу и т.д.

Если в вашей организации этот вопрос не урегулирован на уровне должностных инструкций, целесообразно издать приказ соответствующего содержания и назначить лицо, которому будет доверен этот участок работы. Кроме того, порядок направления сотрудника в командировку возможно упорядочить в «Правилах внутреннего трудового распорядка».

Оформление служебной командировки

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2019 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

  • издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
  • сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
  • подготовить авансовый отчет;
  • выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

  • в шапке указывается полное наименование организации;
  • вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
  • определяются сроки служебной поездки;
  • указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2019 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Первичная документация

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

  1. Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
  2. Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
    • наименование регистра;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
    • хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
    • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
    • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
    • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Читайте так же:  Порядок оформления земельного участка под многоквартирным домом
Видео (кликните для воспроизведения).

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2019 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ) , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.

КОМАНДИРОВКИ, ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Командировка
* Правовые основы командировки
* Новые правила оформления
* Возмещение расходов

Срок командировки

Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Ограничения на направление в служебные командировки

Директору Псковского
филиала ООО «Радуга»
П. Ю. Цареву

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировании сотрудника

«05» октября 2009 г.

В связи с запуском нового оборудования для производства хлебобулочных изделий и расширением ассортимента выпускаемой продукции прошу направить Дубкову М. Н., главного технолога производственного отдела, в командировку г.Москва, головной офис ООО «Радуга» для согласования и утверждения рецептур новых хлебобулочных изделий (хлеб «Монастырский», сдоба «Лимонная», печенье «Восторг») сроком с 15 октября по 18 октября 2009 года включительно.

Заведующий
производственным
отделом Кашин

Пример оформления
Служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении, форма Т-10а
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ, форма Т-10
ЖУРНАЛ учета работников, прибывших в служебную командировку
ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в служебные командировки
ПРИКАЗ (распоряжение) о направлении работников в командировку, форма Т-9а


Для увеличения изображения кликнуть по картинке

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали при оформлении документов. Разбираемся, каков размер суточных в 2019 году и как правильно учитывать дни командировки.

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

  1. Служебная командировка должна нести производственный характер.
  2. Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
  3. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
  4. Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Поездка в филиал организации за пределы постоянной работы тоже расценивается как командировка. На это указывает п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В этом случае работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Размер суточных в 2019 году

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации.

Читайте так же:  Задать бесплатно вопрос юристу онлайн

Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются. Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2019 году:

  • 700 руб. в день — для поездок по России;
  • 2 500 руб. в день — для поездок за границу.

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки. Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге.

Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных

При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке. Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте.

Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной шпаргалкой.

Как оформить командировку: необходимые документы

Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.

Алгоритм действий

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись.

2. Выдача аванса на командировочные расходы

Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».

Помимо выдачи аванса на командировочные расходы в табеле учета рабочего времени проставляются соответствующие отметки (код «К» или «06»).

Если работник отработал день, а вечером этого дня уезжает в командировку, то в табеле учета рабочего времени проставляется код «Я» и выплачивается зарплата за этот день, та как фактически этот день сотрудник находился на рабочем месте.

Если командировка длилась со вторника по понедельник, то для субботы и воскресенья проставляется код «К». Если во вторник сотрудник не приходит на работу и находится в пути по договоренности с работодателем, то в табеле тоже указывается код «К».

3. Заполнение авансового отчета

По возвращении из командировки работник передает работодателю авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах, на основании которого производится окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются фактические расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

С указанной даты фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам, представляемым им по возвращении.

Служебные командировки: новый порядок оформления документов

Недавно Правительство РФ значительно упростило процедуру направления сотрудников в командировки. Так, чиновники отменили привычные для многих бухгалтеров документы: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. О том, как такие изменения в командировочном документообороте отразятся на работе как кадровика, так и бухгалтера, читайте в нашей статье.

Порядок оформления «командировочных» документов зафиксирован в постановлении Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положение о командировках). И до недавнего времени (новая редакция утв. постановлением Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое вступило в силу 08.01.15) этот документ предусматривал следующий документооборот. Сначала оформлялось служебное задание, где указывались цель, время и место командировки. На основании этого документа издавался приказ о направлении сотрудника в командировку, который служил основанием для оформления командировочного удостоверения, где в дальнейшем фиксировались дата (время) фактического прибытия в пункты назначения и выбытия из них. Бухгалтерия же на основании приказа выдавала сотруднику подотчет денежные средства на проезд, проживание и суточные.

По окончании командировки сотрудник отчитывался как за потраченные деньги (авансовый отчет и подтверждающие документы), так и за выполнение работы (отметки в командировочном удостоверении и отчет о командировке).

Читайте так же:  Образец договора найма жилого дома

Как видим, каждый шаг командированного был документально зафиксирован, что полностью соответствовало требованиям Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним, что статья 19 этого закона требует от каждой организации осуществлять внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности с тем, чтобы каждый расход имел документальное подтверждение. Да и для налоговых целей документы никогда лишними не бывали.

Теперь же законодатель решил, с одной стороны, упростить жизнь предпринимателям, избавив их от части бумажной волокиты. Но обязанностей, установленных бухгалтерским и налоговым законодательством, при этом никто не отменял. Давайте посмотрим, что можно предпринять в сложившейся ситуации.

Какие факты требуют подтверждения

Как мы уже говорили, правительство отменило три документа: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке. Эти документы содержали в себе информацию о том, куда, зачем и на какой период направляется сотрудник, а также подтверждали тот факт, что сотрудник реально был в месте командировки и выполнял там работу.

Соответственно теперь эти факты хозяйственной деятельности придется подтверждать другими документами. И вот как это можно сделать.

Срок командировки

Проще всего подтвердить срок командировки — его видно из проездных документов. Так что в этой части командировочное удостоверение с печатями о прибытии и убытии было, действительно, лишним документом. Тот факт, что срок командировки всегда нужно определять по проездным документам, находит свое подтверждение и в Положении о командировках — об этом прямо говорится в пункте 4 этого документа.

Единственная проблема, которая возникает в связи с отменой командировочного удостоверения, — как определить срок командировки, если проездных документов нет? Например, если работник использовал личный транспорт. Ответ опять же находим в Положении о командировках: срок командировки в подобной ситуации указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. – п. 7 Положения).

Цель командировки

Следующий «выпадающий» факт — цель командировки, которая ранее фиксировалась в служебном задании. Теперь, с отменой этого документа, суть командировки — служебное задание, которое нужно выполнить вне места постоянной работы — придется указывать непосредственно в приказе о направлении в командировку (п. 3 Положения о командировках).

К сожалению, унифицированная форма приказа о направлении в командировку (№ Т-9 или Т-9а) не содержит такого реквизита как служебное задание. Поэтому бухгалтеру придется разработать и утвердить у руководителя собственную, дополненную, форму такого приказа, предусмотрев в ней место для указания цели командировки. (В скобках напомним, что, по мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно — см. письма от 09.01.13 № 2-ТЗ, от 23.01.13 № ПГ/10659-6-1 и от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1).

Это право, кстати, можно использовать, если по каким-то причинам требуется полностью сохранить в организации «старый» документооборот по командировкам. Компания вправе продолжить оформлять и служебные задания, и командировочные удостоверения, и отчеты. Для этого достаточно предусмотреть в локальном акте положение об оформлении этих документов, а также их формы (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Применять можно как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные (например, дополнить унифицированные формы своими реквизитами или, наоборот, удалить лишние).

Также желательно взять за правило копию такого приказа передавать в бухгалтерию. Документ, в котором отражена и цель поездки, и место назначения, и период командирования, позволит бухгалтеру быстрее проверить авансовый отчет.

Выполнение служебного задания

Раз имеется документ, в котором сотруднику ставится задание, логично предположить, что должен быть документ, где фиксируется, что это задание выполнено (или не выполнено). Раньше таким документом был отчет, который сотрудник составлял непосредственно на бланке служебного задания. Теперь его отменили и формально работодатель требовать отчет не обязан.

В принципе, в этой части подход законодателя логичен: ведь работники не составляют отчеты о своей ежедневной работе в месте нахождения организации. Почему такая же работа вне офиса должна требовать специального отчета? Поэтому по общему правилу тот факт, что работник вернулся из командировки и работодатель не потребовал от него каких-либо объяснений, будет свидетельствовать, что задание выполнено надлежащим образом. А вот если задание не выполнено, то должен запускаться стандартный механизм привлечения к дисциплинарной ответственности. И начинается он как раз с истребования объяснений сотрудника.

То есть отчет о командировке из регулярного документа превращается в экстраординарный, и составляется в тех случаях, когда задание не выполнено, или выполнено не в полном объеме, или некачественно.

Документооборот по новым правилам

Видео (кликните для воспроизведения).

Итак, резюмируя, опишем новый стандартный «командировочный» документооборот. Все начинается с издания приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку, где теперь указывается и цель командировки. На основании приказа бухгалтерия выдает сотруднику подотчет деньги на проезд, проживание и суточные. По возвращении работник представляет авансовый отчет и подтверждающие (в т.ч. проездные) документы, на основании которых происходит окончательный расчет.

Источники


  1. Файфер, Боб Удвойте ваши прибыли; М.: Юнити, 2011. — 143 c.

  2. Теория государства и права. — М.: Статут, 2007. — 128 c.

  3. ред. Грязнова, А.Г.; Федотова, М.А. и др. Оценка недвижимости; М.: Финансы и статистика, 2013. — 496 c.
  4. Трудовое право; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 504 c.
  5. Порядок оформления командировки
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here